「居場所ハウス」では、日々の運営に携わるメンバー間で情報共有したり、イベントの打合せをしたり、環境整備について意見を出し合ったり、ボランティアの担当日を決めたりするため、運営のための定例会を開いています。「居場所ハウス」がオープンした直後の2013年6月29日（土）以来、毎月欠かさずに開いており、2015年5月で27回目の定例会となりました。最近は平日の午後に開くことが定着しており、毎回、1時間〜1時間半の会議となっています。
参加者を示したグラフのように、定例会には毎回10〜15人が参加しています。初めの頃は、男性の割合が多かったですが、最近では女性の割合が増える傾向があります。
定例会の参加者を示した表をみると、参加者には入れ替わりがあることがわかります。オープン当初から継続的に参加されているメンバー、オープン当初参加していたメンバー、途中から参加するようになったメンバーがいます。定例会に新しいメンバーが参加するようになっていることは、「居場所ハウス」の運営体制が閉鎖的でないことの表れだと言ってよいのかもしれません。
現在、「居場所ハウス」は3グループのメンバーによって運営しています。運営全般、イベントや朝市の企画・開催、日曜の運営を担当する①コアメンバー、平日の運営を担当する②パート（全員女性）、そして、土曜・日曜の運営を担当する③「おたすけ隊」メンバー（全員女性）です。ここ何度かの定例会には①コアメンバー、②パート、③「おたすけ隊」メンバーが共に参加するようになりました。この変化は、料理ハウス（愛称：スマイル食堂）の運営のあり方について、運営に関わる全員で情報共有、意見交換する必要が出てきたことも1つの要因になっています。そして実際に、定例会の場だけに限らず、料理ハウスができたことにより3グループのメンバーのやりとりも増えているように感じます。
定例会に3グループが参加するようになったことで、ようやく定例会が、日々の運営に関わるメンバーが情報交換、意見交換するという本来の意味をもつようになったと言えそうです。
